Die perfekte Kommunikationsstrategie in 7 einfachen Schritten
“Chef:in, wir brauchen bessere Kommunikation!”
Es ist soweit - das Team verlangt einen neuen kommunikativen Ansatz. Hintergrund kann ein aktueller Produktlaunch sein oder ein Transformations- bzw. Change-Projekt aber auch eine Neuausrichtung des Vertriebs oder eine Reorganisation. Bei jungen Firmen und Start-ups kann es auch eine komplette Neukreation sein. Egal was es ist, bei der Kommunikationsstrategie schauen alle ins Managementteam: “Jetzt legt mal los und sagt uns, was wir sagen sollen!”.
Nicht selten habe ich in solchen Situationen erlebt, dass etwas Unsicherheit ausbricht. Denn jede erkennt schlechte Kommunikation - aber nicht jede weiß, wie gute Kommunikation geht.
Festlegung einer Kommunikationsstrategie? Als Einstieg hier die sieben wichtigsten Schritte.
Für mehr Details können wir ganz einfach sprechen.
Schritt 1: Definiere deine Ziele
Du möchtest eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie entwickeln und deine Konkurrenz in den Schatten stellen? Dann beginne mit der klaren Definition deiner Ziele. Überlege dir, was du mit deiner Kommunikation erreichen möchtest. Möchtest du das Markenbewusstsein steigern, neue Kunden gewinnen oder die Bindung zu bestehenden Kunden stärken? Notiere deine Ziele präzise und behalte sie stets im Blick.
Monitore die Zielerreichung für die Festlegung deiner Kommunikationsstrategie - dafür ist es es wichtig, dass die Zeile SMART sind. Sprich: Messbar! Hier stoßen Manager häufig eine erste Hürde, denn es ist nicht ganz trivial erfolgreiche Kommunikation messbar zu machen. Aber es gibt auch hier Mittel und Wege.
Schaue dir auch an, was in der Vergangenheit gelaufen ist. Vielleicht sind deine neuen Ziele eher Adaptionen der alten Ziele? Es geht nicht immer darum, das “Rad neu zu erfinden”. Gute Kommunikation bedeutet auch Kontinuität und Konsistenz. Ein Unternehmen kann nicht heute das Eine und morgen das komplette Gegenteil sagen. Daher macht es durchaus Sinn, die neue Kommunikationsstrategie in kleinen Schritten über einen längeren Zeitraum hinweg einzuführen.
Schritt 2: Analysiere deine Zielgruppe
Um deine Kommunikationsstrategie zu erarbeiten und effektiv auszurichten, ist es unerlässlich, deine Zielgruppe genau zu kennen. Führe eine gründliche Analyse durch, um Informationen über ihre Bedürfnisse, Interessen und Verhaltensweisen zu sammeln. Je besser du deine Zielgruppe verstehst, desto gezielter kannst du deine Botschaften und Kanäle wählen.
Methodisch bieten sich neben den quantitativen Analysen aus der Customer Journey, der Website-Performance und des e-Commerce auch qualitative Interviews an. Ich habe z.B. gute Erfahrungen mit einem Customer Advisory Board gemacht. Das Board besteht aus ausgewählten Kunden, zu denen du ein besonderes Vertrauensverhältnis hast. Es sollte ein Mix aus Befürwortern (Fans deiner Marke) und Kritikern sein. Warum Kritiker?
Erstens, weil du so die Pain Points identifizieren und angehen kannst, die sie dir mitteilen werden.
Zweitens, weil du ihnen so zeigst, dass du ihre Meinung und Bedenken Wert schätzt und ein wirkliches Interesse an einer Verbesserung hast (umarme deine Feinde…).
Drittens, weil du so die internen Scheuklappen ablegst und dich selbstbewusst deinen Kritikern stellst. Es sieht im Managementteam immer gut aus, wenn man sich als kritikfähig positioniert und seine Kommunikationsstrategie auch im Hinblick auf mögliche Krisen und Issues ausrichtet.
Das Ergebnis der Analyse können z.B. die klassischen Personas für deine Kommunikationsstrategie sein. Vergesse dabei nicht deine internen Zielgruppen. Für alle Personas wird im nächsten Schritt ein Botschaften-Set und ein Maßnahmenplan entwickelt.
Schritt 3: Entwickle eine überzeugende Botschaft
Eine klare und überzeugende Botschaft ist der Schlüssel, um deine Zielgruppe anzusprechen. Entwickle eine einzigartige Botschaft, die deine Alleinstellungsmerkmale hervorhebt und emotional berührt. Überlege während der Erarbeitung deiner Kommunikationsstrategie, welchen Nutzen dein Produkt oder deine Dienstleistung bietet und wie du dies in einer ansprechenden Art und Weise kommunizieren kannst.
Eine Botschaft ist dabei nie eine Maßnahme! Bitte nicht verwechseln. Ein Tool, um die Botschaften zu sortieren und sich vorzubereiten ist das so genannte Message House. Hier werden die wichtigsten Themencluster mit ihren Unterthemen festgelegt, was die Botschaften pro Thema sind, welche Belege und Proof-Points es gibt und wer zu welchem Thema sprechen darf/soll. Letzteres ist wichtig: Die Roles-and-Responsibilities müssen festgelegt werden, damit es im Krisenfall schnell geht und klar ist, wer was sagen darf. Das ist ein ganz wichtiger Teil bei der Definition der Kommunikationsstrategie.
Das Message House ist ein Work-in-Progress Dokument, das kontinuierlich mit den neuesten Daten und Fakten aus Studien, der Marktforschung oder etwas auch Best Practices aus dem Vertrieb gefüllt wird. Es steht allen Kommunikateur:innen zur Verfügung und dient als “Steinbruch” für alle weiteren Kommunikationsmaßnahmen und -kanäle.
Schritt 4: Wähle die richtigen Kommunikationskanäle
Die Auswahl der richtigen Kommunikationskanäle ist entscheidend, um deine Botschaft als Output der Kommunikationsstrategie effektiv zu verbreiten. Analysiere, welche Kanäle deine Zielgruppe am häufigsten nutzt und wo du die größte Reichweite erzielen kannst. Ob Social Media, E-Mail-Marketing oder moderne Vertriebskommunikation via Social Selling - wähle die Kanäle, die am besten zu deiner Zielgruppe passen und setze sie gezielt ein.
Gerade im Vertrieb geht es darum, die verkrusteten Sales-Mechaniken ins digitale Zeitalter zu bringen. Dabei ist “Social Selling” über LinkedIn einer der Top-Trends. Es geht darum, über einen Mix aus persönlichem Experten-Profil, geschickter Themensetzung und kontinuierlichem Dialog mit den potentiellen Kunden belastbare Kontakte aufzubauen, die eher zum Verkaufserfolg führen. Ich arbeite für Social Selling gerne mit den Experten von Frontlegs zusammen. Schaut doch mal rein oder lasst mich den Kontakt herstellen.
Schritt 5: Erstelle einen Redaktionsplan
Ein strukturierter Redaktionsplan hilft dir dabei, deine Kommunikationsstrategie effizient umzusetzen. Plane im Voraus, welche Inhalte du wann und über welche Kanäle veröffentlichen möchtest. Berücksichtige dabei auch saisonale oder aktuelle Themen, um deine Relevanz und Aktualität zu steigern. Ein gut durchdachter Redaktionsplan sorgt für einen kontinuierlichen Fluss hochwertiger Inhalte.
Setze dabei auch dein gesamtes Team als Multiplikatoren ein. Denn begeisterte Mitarbeiter sind die besten Botschafter:innen. Gebe ihnen Hilfestellung, sodass sie authentisch und individuell kommunizieren können und nicht einfach nur das Messaging von Unternehmenskommunikation und Marketing veröffentlichen. Lass’ zu, dass sie ihre persönliche Note und Style einbringen können. Dazu ist Training wichtig. Hier helfe ich gerne mit Message-Trainings weitern, denn nur wer weiß, was gesagt werden soll, dann die Botschaft auch richtig rüberbringen.
Schritt 6: Messeevaluation und Optimierung
Regelmäßige Evaluierung und Optimierung sind essenziell, um den Erfolg deiner Kommunikationsstrategie sicherzustellen. Analysiere die Ergebnisse deiner Kommunikationsmaßnahmen und identifiziere Stärken sowie Verbesserungspotenziale. Nutze Analysetools, um den Erfolg deiner Kampagnen zu messen und leite daraus konkrete Handlungsempfehlungen ab.
Hier kommen wir nochmal auf die Ziele zurück - deine OKR! Was soll in welchem Zeitraum mit welchem Budget erreicht werden?
Wichtig ist an dieser Stelle: Gebe dir selbst etwas Zeit für den Erfolg. Kommunikative Neuausrichtungen sind selten nach ein paar Tagen messbar und erfolgreich. Nicht nur, weil erstmal alle die Chance gehabt haben müssen, deine neuen Botschaften überhaupt zu hören.
Insbesondere bei einem Imagewandel oder einer Neupositionierung deiner Marke kann es dauern, bis sich das neue Bild in den Köpfen deiner Käuferinnen und Käufer bzw. deiner Stakeholder verfestigt hat, so dass es auch über MaFo, etwa als A-B-Test, messbar gemacht werden kann. Die Implementierung einer Kommunikationsstrategie dauert einige Monate.
Schritt 7: Bleibe flexibel und lerne aus Fehlern
Der wichtigste Schritt von allen!!!!
Die Welt der Kommunikation ist ständig im Wandel. Bleibe flexibel und passe deine Strategie an aktuelle Trends und Entwicklungen an. Lerne aus Fehlern und optimiere kontinuierlich deine Kommunikationsmaßnahmen. Indem du dich anpasst und dazulernst, wirst du deine Konkurrenz problemlos übertrumpfen.
Fazit
Mit einer optimalen Kommunikationsstrategie bist du bestens gerüstet, um in der Präferenz deiner Kunden ganz oben zu stehen. Definiere klare Ziele, analysiere deine Zielgruppe, entwickle eine überzeugende Botschaft und wähle die richtigen Kommunikationskanäle. Plane deine Inhalte sorgfältig und optimiere kontinuierlich deine Strategie. Sei flexibel, lerne aus Fehlern und lasse deine Konkurrenz hinter dir. Die perfekte Kommunikationsstrategie ist der Schlüssel zum Erfolg!